Existen varios tipos de eventos: deportivos, culturales, sociales, empresariales, etc. En este artículo vamos a hablar del tipo de eventos empresariales o también llamados corporativos donde se exponen productos que atraen a un público específico.
Cuando se planea organizar un evento corporativo, las empresas se inscriben con bastante tiempo de antelación y mientras los plazos van corriendo, aquellas que se han inscrito ya se organizan con una estrategia comercial, dirigida a un público. Otras de las tareas que tienen en su agenda es la del montaje del stand ferial y su decoración, usando moqueta, paneles publicitarios y visuales digitales, además de su difusión por las redes sociales.
En el montaje de un stand, las ferias comerciales suelen ofrecer de tres a cuatro opciones en cuanto a tamaño, con una estructura básica que finalmente es el expositor quien lo complementa con arreglos publicitarios.
Entre los objetivos más habituales y comunes en los eventos comerciales, está el lanzamiento de un nuevo producto y para ello las empresas agudizan su ingenio. Lanzar un nuevo producto conlleva una serie de gastos, sobre todo a nivel publicitario, siendo de media el gasto que más peso tiene, entre un 60 y 70%. Luego está la comida y bebida supone un 30% de los gastos comunes, seguido en orden de importancia por el gasto audiovisual y la mano de obra necesaria para ponerlo todo en marcha.
Otro de los gastos que aunque son más superfluos pero no menos importante, es la moqueta. Un recurso decorativo que ninguna empresa que quiera exponer en un recinto ferial puede obviar.
El precio de una moqueta por metro cuadrado va en función del número de rollos que se quiera comprar y también del color. El color rojo por ejemplo es uno de los que más ofertas ofrece por ser muy universal para muchos tipos de eventos.
Entre los costes de un evento habría que diferenciar los «Fijos» y los «Variables»:
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
Producción pre-evento y gastos de personal para el montaje.
Lugar dónde se hará el evento que será uno de los costes más importantes.
Difusión, promoción del evento, publicidad y ruedas de prensa.
Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración (moqueta), fotografía y vídeo.
Traductores si fuera necesario.
Sistema de inscripción y acreditación.
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
Material de acreditación, credenciales, programas, catálogos, regalos o souvenirs o diplomas.
Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
Personal de seguridad y limpieza
