Para poder llevar a buen término un evento lo primero que tenemos que hacer es plantear los objetivos en base a un presupuesto. Para ello tendremos que analizar las diferentes partidas e ir ajustando cada una de ellas a la oferta que encontraremos en empresas que nos ofrecen distintos recursos y servicios, ya que ocuparnos de todo es complejo al resultar costoso y al mismo tiempo nos puede llevar mucho tiempo.
Para empezar lo primero que tenemos que tener claro es la fecha. la hora de comienzo y la duración del evento, el lugar, el público objetivo y la temática. A partir de aquí el tiempo empieza a correr. Normalmente los eventos suelen especializarse en un monotema o algo muy concreto, no conviene generalizar en varios sectores, de eso ya se ocupan las grandes ferias sectoriales que abarcan a su vez otros subsectores. Nosotros como empresarios vamos a centrarnos en nuestros productos y servicios. Tal vez hayamos caído en la cuenta de que como empresa nos interese participar en una feria sectorial y asistir como expositor, es una buena opción ya que prácticamente la organización del propio evento lo tiene todo previsto, desde las propias casetas o stands de ferias, las entradas, las azafatas y otro tipo de material decorativo, como pueden ser las áreas comunes adornadas con moquetas.
La temática y objetivo de tu evento deberá ser claro y concreto, para que quien vaya acudir sepa perfectamente a lo que va. Las principales claves para hacer y transmitir un evento con éxito a día de hoy según las tendencias son la SOSTENIBILIDAD, DIFUSIÓN EN REDES SOCIALES, LOGÍSTICA Y DECORACIÓN.
Sostenibilidad en eventos; La sostenibilidad es un concepto que nos llega desde todas direcciones y en donde todos estamos involucrados, especialmente para lograr que se contamine menos, el principal caballo de batalla. Trabajar con criterios de sostenibilidad nos dará una imagen corporativa a corte a nuestros principios de responsabilidad social, ahorraremos en costes y tiempo. Unos ejemplos sencillos que desde aquí aportamos es el comprar una moqueta barata reciclada en el proveedor local más próximo. Incluso en muchas ciudades por no decir en casi todas, ya existen puntos limpios donde se pueden llevar los sobrantes de moquetas y otros elementos decorativos de uso temporal en eventos que ya no se necesitan y se llevan a estos lugares para que sean reciclados de nuevo. Por lo tanto RECICLAR sería uno de nuestros eslóganes para fomentar y dar caché a nuestra marca.
La Difusión de nuestro evento en las redes sociales; Lejos quedaron los anuncios en los periódicos o en prensa local, ahora con las redes sociales podemos llegar de forma masiva a miles de personas. En la difusión social de nuestro evento podemos crear un blog o web específico a tal efecto, crear un hashtag y crear un video corporativo del evento son algunos ejemplos de lo mínimo que se requiere para que tu información llegue de forma adecuada al target que pretendemos. Una ventaja que tienen las redes sociales como Youtube, Facebook o Twitter es que podemos hacer Streaming en directo.
En cuanto a la Decoración de todo evento; Implica jugar con los colores y los distintos elementos que vamos a usar, siempre sin olvidar que tenemos que cumplir un presupuesto. En este sentido no podemos caer en la espiral del gasto suntuoso o exagerado. Una de las opciones que podemos tomar como referencia es acudir a una empresa que se dedique a la venta de moqueta barata, floristerías locales que nos ofrezcan flores naturales y también artificiales. Por regla general los colores de una marca o servicio han de contener 2 ó 3 colores. Al menos uno de ellos que destaquen sobre los otros dos, siendo los colores secundarios neutros o apastelados. Otro aspecto en donde queremos hacer hincapié es en la imagen de nuestro stand de feria, ya que a veces entre tanto público y un laberinto de calles y empresas, nuestro espacio ha de estimular el sentido visual de nuestros clientes potenciales, ha de transportar a un espacio diferente que consiga olvidar que existe el resto de espacios, para ello recomendamos tapizar nuestro suelo con una moqueta que destaque.
Para terminar la Logística de un evento; Colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad, pero sin olvidar la variable de la sostenibilidad. Para ello el lugar donde vamos a celebrar nuestro evento habrá tenido la consideración de enclave logístico de los proveedores de los cuales nos vamos a surtir en los diferentes productos y servicios que necesitaremos para nuestro evento. En este sentido nuestra empresa por su organización tanto en múltiples centros de almacenaje, así como en el modelo de distribución capilar express en moquetas feriales, podemos hacer entregas con recorridos cortos y en plazos muy reducidos en cualquier punto de España.
