Dentro del sector de los eventos existen un sin fin de detalles que hay que tener en cuenta, factores claves que no pueden quedar al azar y sobre todo planificar bien para prevenir posibles contratiempos. Cuando se habla de eventos personalizados o ambientados sobre una temática en particular, la decoración es lo primero, cuanto más realista sea mejor.
Como una imagen vale más que mil palabras, la inversión que hacemos en el campo de la decoración es casi más de la mitad que en el publicitario, pues con las redes sociales y otras plataformas de comunicación digital se consigue un ahorro importante con respecto a la publicidad tradicional que se hacía antaño. En el marketing de eventos esta partida cobra realmente un protagonismo destacado, aunque en España son pocas las empresas que desarrollan un marketing de eventos efectivo, respetuoso con el medio ambiente y de calidad.
Lo cierto es que desde nuestra experiencia se pueden planear un gran número de objetivos que nos lleve a generar un contacto dinámico con nuestros clientes, desde diferentes ángulos, con un atributo general que puede ser serio y formal, informal, divertido, elegante, corporativo, de formación o de esparcimiento…
Cuando una empresa se decide a organizar un evento se debe hacer una pregunta. ¿Qué va a ofrecer a sus clientes? La experiencia que vas a crear y por supuesto la imagen en su conjunto, es la propuesta de valor de tu empresa. Es importante que ofrezcas algo único que te diferencie del resto de eventos. Entonces, debemos contestar a las siguientes preguntas: ¿De qué trata el evento?, ¿Cuándo y dónde tendrá lugar?, ¿Qué objetivos nos queremos marcar?. ¿Tienes claro el nombre que vas a poner a tu evento?, ¿Has enviado invitaciones y recordatorios por el canal adecuado?, ¿Has calculado los costes y la previsión de ingresos?, ¿Has preparado una breve encuesta a modo de feedback para tus clientes potenciales?… Estos y otros planteamientos son los que deberías hacerte ante un evento.
Después de algunos planteamientos está claro que muchos empresarios ya lo tienen claro tras haber explorado diferentes medios de comunicación, emails marketing, redes sociales e incluso publicidad display. Pero llega la hora de hacer números tangibles en el montaje de nuestro evento. Para ello nos informamos de lo que cuesta una caseta o stand ferial, en donde realmente vamos a vestir literalmente con cara y ojos nuestra empresa hacia el mundo exterior real. Desde cartelería, banners publicitarios, mobiliario, folletos corporativos y muestras de nuevos productos forman parte de un todo que buscará atraer las miradas y la curiosidad de los visitantes a nuestro stand. Sin duda que son muchos gastos y encontrar algunos elementos decorativos a buen precio no es tan fácil, por ejemplo las moquetas rojas baratas de tipo ferial siguen estando al alcance de todos, también son muy asequibles las flores artificiales o una cartelería que sea llamativa, son ejemplo de unos gastos más bien superfluos que no se pueden dejar atrás y que están al alcance de cualquier empresa con unos precios muy económicos.
La línea que separa el éxito del fracaso en la organización de un acto o evento se encuentra en gran medida en la mayor o menor excelencia con la que se gestionen estos detalles anteriormente expuestos.
Es posible que muchos profesionales piensen que todo lo pueden hacer ellos solos para ahorrar gastos, pero dependiendo la envergadura del evento, es aconsejable en muchos casos la contratación de determinados servicios, como por ejemplo el alquiler y montaje de un buen equipo de luces y sonido, o el montaje de un escenario con tarimas homologadas. Otro asunto es la decoración que siempre podremos desde nuestra óptica como empresarios ejecutarlo nosotros mismos. Una cartelería, unas moquetas rojas baratas, acompañado de flores artificiales y algún mobiliario para recibir a los visitantes, son entre otros los recursos económicos que podemos implementar ahorrándonos un buen dispendio. La imagen de una alfombra roja a la entrada de un evento o en el certamen de entrega de premios o sobre una escalinata, son uno de los usos más habituales de la moqueta ferial. Es una forma de vestir el acontecimiento con cierta solemnidad y el lujo que merece.
Una oportunidad de mejorar nuestra imagen en un evento
Hoy en día se valora mucho la orientación social que da toda empresa, pues en muchas ocasiones se percibe una organización empresarial como un mero negocio especulativo que obtiene sus beneficios sin importarle lo más mínimo el cómo los obtiene, en muchos casos sin tener en cuenta el impacto medioambiental que ello supone con tanta contaminación que nos rodea. En este sentido cualquier empresa puede tomar algunas medidas para poner al menos su granito de arena y ofrecer una imagen más cívica y condescendiente con el medio ambiente. Desde el uso de bolsas de papel en lugar de las de plástico para sus productos, la utilización de vehículos eléctricos o híbridos, o por ejemplo el uso generalizado de productos reciclados, entre los que se encuentran el papel, las moquetas feriales, fomentar el reciclaje entre sus empleados, etc… Son algunos ejemplos sencillos que cualquier empresa puede llevar a cabo con la ventaja de que pueden servir para cambiar la imagen de la propia empresa, transformándola en una organización más amable, cercana, respetuosa y solidaria en el medio ambiente y la sociedad.
¿Empresa Online o Tangible?
Con la imparable expansión de Internet y el uso generalizado y masivo del comercio online, las empresa se han olvidado por completo de su imagen de marca, quizás de esa cercanía de la que carecen muchas empresas al orientar su negocio detrás de un teclado. Por eso es recomendable al menos una vez al año invertir en una pequeña parte del presupuesto en acudir a reuniones, conferencias, exposiciones, ferias, cenas de gala, o cualquier otro tipo de evento corporativo que nos de la oportunidad de ser visibles, ya que nos proporcionará una mejora incuestionable en nuestra capacidad comunicativa, no solo entre los departamentos de la propia empresa, sino también entre clientes y proveedores, favoreciendo así las capacidades organizativas, pero lo más importante que queremos resaltar con ello es que un marketing corporativo impulsa la visibilidad de la empresa potenciando su imagen de marca.
